Решение №7191/26.06.2025 г. по дело №3626/2025 г., ВАС, I отд.

I. Въведение: значението на правилното документиране на командировъчните разходи в транспортния сектор

Командироването на шофьори, извършващи международен превоз на товари, е ежедневна практика за транспортните компании. Това е дейност, свързана с дълги отсъствия от страната, често продължаващи месеци, със значителни оперативни разходи по време на курса: гориво, винетки, пътни такси, ремонти, паркинги, консумативи, дори храна и престои.

Много работодатели в транспортния сектор изплащат на шофьорите си месечни суми с авансов характер, които покриват всички разходи по време на командировката. Често тези плащания надвишават нормативно установените размери на дневните командировъчни, като се предполага, че служителите ще отчетат разходите в края на годината.

Настоящото решение на Върховния административен съд (ВАС) дава ясен отговор на въпроса как се третират тези плащания, когато не са надлежно документирани: те се облагат с данък върху доходите и подлежат на социално и здравно осигуряване.

II. Казусът – какво оспорва транспортната фирма и какво приема съдът

1. Страни и предмет на спора

• Касационна страна: „Сис Карго“ ЕООД, Сливен – дружество, извършващо международен товарен транспорт в рамките на ЕС, основно в Германия и Франция.
• Ответна страна: Национална агенция за приходите (НАП), дирекция „Обжалване и данъчно-осигурителна практика“ – Бургас.
• Предмет: Оспорване на ревизионен акт на НАП, с който се начисляват данък върху доходите и задължителни осигурителни вноски върху суми, изплатени като командировъчни, но надвишаващи нормативно допустимите размери.

III. Какво е установено при ревизията

1. Изплатени суми – надвишаване на лимитите

• В периода 2018–2021 г. „Сис Карго“ е изплащало на своите шофьори месечни суми, надвишаващи двукратния размер на командировъчните пари по чл. 31, ал. 1 от Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина (НСКСЧ):
  • Нормативен лимит:
    • 27 евро/ден – при единична езда;
    • 21 евро/ден – при двойна езда;
  • Максимален необлагаем размер:
    • 54 евро/ден при единична езда;
    • 42 евро/ден при двойна езда.
• Според ревизията, изплащаните от дружеството суми са надвишавали тези граници, без да са подкрепени с доказателства, че включват други служебни разходи.

2. Липса на документално покритие

• В счетоводството на дружеството не са открити документи, удостоверяващи:
  • предоставяне на служебни аванси;
  • отчети на шофьорите за направени разходи;
  • разходооправдателни документи – фактури, касови бележки, ПКО, РКО;
• Извлеченията от банковите преводи били с основание „заплата и командировка“, което според НАП и съда е индикатор за възнаграждение, а не за възстановяване на разходи.

IV. Твърдения на транспортното дружество

„Сис Карго“ ЕООД твърди, че:

1. Сумите не са възнаграждения, а аванси, които шофьорите използват за:
   • пътни такси (винетки, тол-системи в Германия и Франция);
   • паркинги и товаро-разтоварни такси;
   • гориво при липса на карти;
   • текущи ремонти и консумативи;
2. Годишният авансов отчет е единственият възможен модел, предвид дългите командировки и специфичната мобилност;
3. Отчетените разходи в края на годината били одобрявани от управителя, а разликите се уреждали в брой с ПКО/РКО.

V. Аргументи на Върховния административен съд

1. Относно размера на командировъчните

Съдът припомня нормативната уредба:

• чл. 215, ал. 1 КТ: право на командировъчни при изпълнение на работа извън обичайното място;
• чл. 24, ал. 2, т. 5, б. „б“ ЗДДФЛ: от облагаемия доход се изключват дневните пари, но не повече от двукратния размер, определен в наредба;
• чл. 1, ал. 8, т. 1 от Наредбата за доходите: върху тези дневни пари не се внасят осигуровки – до лимита;
• Всичко над това – подлежи на облагане и осигуряване.

2. Липса на доказателства за служебни разходи

Съдът подчертава, че:

• Не са представени счетоводни документи за получени или предоставени аванси;
• Не са отчетени разходи от страна на шофьорите, направени в интерес на работодателя;
• Експертизата, приета от съда, също сочи липса на документи (ПКО, разписки, фактури);
• Няма доказателства, че твърдените винетни/тол такси или ремонти в чужбина са платени от шофьорите и впоследствие възстановени.

3. Принцип на доказване

ВАС напомня: Данъчните и осигурителни задължения възникват, ако не се докаже изключение от облагаемия доход.

• Самото твърдение, че дадена сума е „разход“, не е достатъчно – необходимо е:
  • Писмено основание;
  • Фактическо осчетоводяване;
  • Възможност за проследимост.

VI. Заключение и правен извод

1. Потвърждаване на ревизионния акт

ВАС намира, че ревизионният акт на НАП е:

• издаден от компетентен орган;
• в съответствие с процесуалните и материалните правила;
• правилно обоснован с доказателства и експертиза;
• жалбата на дружеството е неоснователна.

2. Последици за транспортния сектор

Решението подчертава ключово правило:

Всички суми, изплатени над нормативния размер на командировъчните дневни пари, следва да се облагат и осигуряват, освен ако работодателят докаже с надлежни документи, че това са разходи, свързани с дейността.

VII. Какво трябва да знаят транспортните компании

За да избегнете данъчни и осигурителни рискове:

1. Спазвайте лимитите за дневни командировъчни пари – не повече от:
   • 54 евро/ден (единична езда);
   • 42 евро/ден (двойна езда);
2. Ако давате повече пари – осигурете доказателства, че това са:
   • служебни аванси;
   • възстановени разходи;
   • документирано с отчет, фактури, разписки, ПКО/РКО;
3. Избягвайте общи основания като “заплата и командировка” в банковите преводи;
4. Създайте вътрешни правила за документооборот, включително:
   • образци на командировъчни заповеди;
   • служебни авансови отчети;
   • срокове и процедури за отчитане;
5. Работете с експерт-счетоводители и адвокати по трудово и данъчно право.

VIII. Финал: важен прецедент за сектора

Решението на ВАС е окончателно и има значителна практическа стойност. То налага ясни стандарти на поведение за транспортните фирми, които често работят в международна среда с динамична финансова логистика.

Правилната организация на командироването, документацията на авансите и отчетността на разходите не е просто административно изискване – тя е защита срещу десетки хиляди левове потенциални санкции.